Dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości

      Konieczność prowadzenia pełnej księgowości zazwyczaj kojarzy się z uciążliwym obowiązkiem. Są jednak tacy, którzy rezygnują z możliwości prowadzenia uproszczonej ewidencji na rzecz ksiąg rachunkowych.

       

      Dobrowolny wybór pełnej księgowości

       

      Uproszczona księgowość to wygoda i oszczędność. Jest na tyle prosty system prowadzenia ewidencji księgowej przedsiębiorstwa, że wielu właścicieli firm decyduje się na samodzielną obsługę księgową własnego podmiotu gospodarczego. Nawet współpraca z księgową stanowi nieduży wydatek, jeśli jednostka ma możliwość prowadzenie KPiR czy rozliczania się na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

      Uproszczona księgowość ma jednak wady. Jest narzędziem stworzonym do tego aby gromadzić dane potrzebne do ustalania wysokości należności podatkowych i nic więcej. Prowadząc KPiR nie uzyskamy informacji cennych pod kątem analizy, rozwoju czy zarządzania firmą, jedyne co nam się uda to obliczyć wysokość podatku.

      Przeczytaj również: Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych

      Dlaczego ktoś dobrowolnie wybiera księgi handlowe?

       

      Z tego właśnie powodu coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości. Niektóre podmioty nie mają możliwości uniknięcia ksiąg rachunkowych – na przykład spółki z o.o. lub jednostki przekraczające limit przychodów. Dla innych jest to na tyle cenne źródło informacji, że chcą w swoich firmach prowadzić ewidencję w ramach pełnej księgowości, chociaż nie obligują ich do tego przepisy prawa.
      Pełna księgowość, z uwagi na fakt że zobowiązuje do zapisywania każdej, nawet najmniejszej operacji gospodarczej i ewidencjonowania wszystkich przychodów i kosztów, umożliwia gromadzenie i przetwarzanie danych o sytuacji finansowej firmy. Daje możliwość szczegółowej analizy i oceny opłacalności podejmowanych działań, skuteczności przyjętych strategii, planowania i zarządzania.

       

      Zawiadomienie o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych

       

      O zamiarze dobrowolnego prowadzenia pełnej księgowości należy poinformować w zeznaniu rocznym za rok podatkowy, w którym była ona prowadzona. Zanim więc rozpocznie się ewidencjonowanie w ramach ksiąg rachunkowych nie trzeba składać do urzędu skarbowego żadnej deklaracji (tak jak to wyglądało do 2019 roku).

      W przypadku spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych lub spółki partnerskiej, pismo muszą złożyć wszyscy wspólnicy.

       

      Zakładowy plan kont

      Jednym z elementów pełnej księgowości jest zakładowy plan kont, który pozwala dostarczać informacji istotnych z punktu widzenia zarządzania firmą i dokonywaniem rozliczeń.

      Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych, w których rejestrowane są dane finansowe jednostki. Głównym celem zakładowego planu kont jest umożliwienie ewidencjonowania i uszeregowania wszystkich operacji finansowych. Na jego podstawie sporządza się bilans oraz rachunek zysków i strat. Umożliwia on również sprawne sporządzanie bieżących raportów.

      Częściami składowymi zakładowego planu kont są: księga główna (konta syntetyczne) określająca główne grupy operacji oraz konta pomocnicze tzw. analityczne, na których dokonuje się uszczegółowienia zapisów.

      Zakładowy plan kont powinien zostać opracowany zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości i odzwierciedlać działalność danej firmy. Wprowadzanie w nim zmian dotyczących sposobu księgowania musi mieć formę pisemną.

      Przegląd kasy rejestrującej online

      Wprowadzenie kasy fiskalnej online znacznie usprawniło dopełnienie obowiązków w zakresie raportowania oraz składania deklaracji w urzędzie skarbowym. Obecnie do najważniejszych obowiązków przedsiębiorców możemy zaliczyć:
      – zapewnienie stabilnego połączenia internetowego
      – przegląd kasy fiskalnej

      Istotnie należy zaznaczyć, że przedsiębiorcy, którzy zaniechają tych obowiązków narażają się na poważne konsekwencje.

      Zgodnie z zapisem w ustawie o VAT (z art. 111 ust. 3a pkt 4) podatnicy prowadzący ewidencję za pomocą kas fiskalnych są zobligowani poddawać kasy rejestrujące obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących.

      Jak często? Przegląd powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż raz na 2 lata.

      Istotne jest również, że po zapełnieniu modułu fiskalnego kasy z papierowym lub elektronicznym zapasem kopii nie ma możliwości rejestrowania sprzedaży. W takiej sytuacji przedsiębiorcy zobowiązani są do wymiany modułu fiskalnego.

      Przeprowadzenie przeglądu zobowiązuje przedsiębiorców do dokonania zgłoszenia kasy do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas.

      Zgodnie z § 55 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej obejmuje sprawdzenie:
      – stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
      – stanu obudowy kasy;
      – czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
      – programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
      – poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów dotyczących kas niebędących własnością przedsiębiorcy;
      – poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
      – stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
      – poprawności ustawień zegara kasy.

      Co zawiera dokumentacja płacowa?

      Jednym z ważniejszych obowiązków pracodawców jest prowadzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z zatrudnieniem i przebiegiem pracy pracowników. Mówią o tym przepisy Kodeksu Pracy.

      Dokumentacja płacowa to źródła prawa i akty decyzyjne, dokumenty pracownicze oraz okresowa dokumentacja pomocnicza i obliczeniowa.

      W zakres dokumentacji płacowej wchodzą również m.in.:

      • interpretacje urzędowe przepisów
      • przepisy normujące problematykę wynagradzania,
      • orzecznictwo sądowe w sprawach płacowych,
      • uchwały, zarządzenia, postanowienia organów przedsiębiorstwa w sprawach polityki płac, planów zatrudnienia i płac oraz w innych sprawach płacowych – grupowych i indywidualnych,
      • sprawozdawczość dotycząca zatrudnienia i płac,
      • analizy płac, raporty, ekspertyzy, wnioski,
      • korespondencja płacowa
      • aneksy do umów o pracę dotyczące wynagrodzeń
      • decyzje o przyznaniu premii lub nagród

      Warto zaznaczyć, że na podstawie dokumentacji płacowej przygotowywana jest lista płac.

      Zarówno akta osobowe, jak i płacowe muszą być przechowywane przez 50 lat.