Instrukcja przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej

W każdym przedsiębiorstwie istotną rolę odgrywa prawidłowe przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej. Przechowywanie tych dokumentów jest nie tylko ważne z perspektywy przepisów prawa pracy, ale także dla celów archiwizacyjnych i audytowych. Poniżej omówione są kluczowe kwestie dotyczące instrukcji przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej.

Instrukcja przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej – jak zgodnie z przepisami prawa dbać o dokumentację?

Wymogi prawne: Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej podlega przepisom prawa, takim jak Kodeks pracy oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Instrukcja przechowywania powinna uwzględniać te wymogi, zarówno pod względem okresu przechowywania, jak i sposobu zabezpieczania danych osobowych.

Okres przechowywania: Istnieje określony okres przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych, który wynika z przepisów prawa. Przykładowe dokumenty, które powinny być przechowywane, to umowy o pracę, listy płac, deklaracje podatkowe, zaświadczenia o zatrudnieniu itp. Instrukcja powinna precyzować, jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty.

Bezpieczeństwo i poufność: Instrukcja przechowywania dokumentacji powinna zawierać wytyczne dotyczące zabezpieczenia danych osobowych i poufności informacji. Należy uwzględnić środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

Organizacja dokumentacji: Instrukcja powinna opisywać sposób organizacji dokumentów, tak aby były one łatwo dostępne i uporządkowane. Może obejmować zasady etykietowania, segregacji, numeracji dokumentów oraz tworzenia spisów treści.

Usuwanie dokumentacji: Instrukcja powinna również precyzować zasady usuwania dokumentacji po upływie okresu przechowywania. Należy określić procedury niszczenia dokumentów, tak aby zapewnić ich bezpieczne i trwałe usunięcie.

Przeczytaj również: Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych

Ważne jest, aby instrukcja przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej była dostosowana do specyfiki i wymagań konkretnego przedsiębiorstwa. Powinna być przestrzegana przez pracowników odpowiedzialnych za dokumentację kadrowo-płacową, a także podlegać regularnym przeglądom i aktualizacjom w przypadku zmian w przepisach prawnych.

 

Konsekwencje zniszczenia dokumentacji kadrowo-płacowej

Kara za zniszczenie dokumentacji kadrowo-płacowej jest poważnym naruszeniem przepisów prawa i może skutkować poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorstwa. Oto omówienie kary za zniszczenie dokumentacji kadrowo-płacowej:

Naruszenie przepisów: Zniszczenie dokumentacji kadrowo-płacowej jest naruszeniem przepisów prawa, które wymagają zachowania i przechowywania tych dokumentów przez określony czas. Każde zniszczenie lub usunięcie dokumentów bez uprzedniej zgody organu odpowiedzialnego za nadzór nad przepisami kadrowymi i płacowymi stanowi naruszenie przepisów.

Kara finansowa: Osoba lub przedsiębiorstwo, które zniszczyło dokumentację kadrowo-płacową, może zostać ukarane grzywną lub innym rodzajem kary finansowej. Wysokość kary zależy od przepisów obowiązujących w danym kraju i powagi naruszenia.

Odpowiedzialność prawna: Zniszczenie dokumentacji kadrowo-płacowej może spowodować wszczęcie postępowania administracyjnego lub sądowego przeciwko osobom odpowiedzialnym za to działanie. Osoby odpowiedzialne mogą ponieść odpowiedzialność prawną, która może obejmować sankcje finansowe, zakaz pełnienia funkcji kierowniczych w firmie czy nawet karę więzienia w przypadku poważnych naruszeń.

Trudności w sprawach pracowniczych: Brak dostępu do dokumentacji kadrowo-płacowej utrudnia prowadzenie spraw pracowniczych, takich jak rozliczanie płac, udzielanie świadczeń socjalnych czy rozwiązywanie sporów z pracownikami. Zniszczenie dokumentów może prowadzić do poważnych komplikacji i problemów organizacyjnych w firmie.

Aby uniknąć kary za zniszczenie dokumentacji kadrowo-płacowej, przedsiębiorstwa powinny przestrzegać obowiązujących przepisów prawa dotyczących przechowywania dokumentów. Warto zainwestować w odpowiednie systemy przechowywania, archiwizacji i ochrony dokumentów, tak aby zapewnić ich trwałość, poufność i łatwy dostęp w przypadku potrzeby. Pracownicy powinni być również odpowiednio przeszkoleni w zakresie obowiązujących przepisów i procedur dotyczących dokumentacji kadrowo-płacowej, aby uniknąć niezamierzonych błędów lub zniszczenia niezbędnych dokumentów.

 

Pełna księgowość online a bezpieczeństwo danych – jak zapewnić ochronę swoich danych finansowych?

Prowadzenie pełnej księgowości online ma wiele zalet, takich jak oszczędność czasu i pieniędzy oraz wygodny dostęp do dokumentów. Jednak jednym z najważniejszych aspektów, o którym należy pamiętać, jest bezpieczeństwo danych finansowych. W końcu to właśnie dane finansowe są najważniejszymi informacjami, jakie przedsiębiorca ma do swojej dyspozycji. Dlatego też ważne jest, aby zadbać o ich ochronę.
 

Jak zapewnić ochronę swoich danych finansowych?

 

Bezpieczeństwo platformy do prowadzenia pełnej księgowości online

Jednym z najważniejszych sposobów ochrony danych finansowych jest zapewnienie bezpieczeństwa samej platformy, na której prowadzona jest pełna księgowość online. Ważne jest, aby platforma ta była odpowiednio zabezpieczona przed cyberatakami i posiadała funkcję backupowania danych. Warto również zwrócić uwagę na to, czy platforma ma certyfikat bezpieczeństwa, który potwierdza jej bezpieczeństwo.
 
Przeczytaj również: Ile kosztuje pełna księgowość online?
 

Ochrona hasłem w przypadku pełnej księgowości online

Innym sposobem ochrony danych finansowych jest zadbanie o odpowiednią ochronę hasłem. Hasło powinno być silne i skomplikowane, a także regularnie zmieniane. Warto również pamiętać o zasadach bezpieczeństwa haseł, takich jak unikanie używania tego samego hasła na różnych platformach czy też nieudostępnianie hasła osobom trzecim.

  

Pełna księgowość online – dlaczego warto wybrać to rozwiązanie?

• Oszczędność czasu i pieniędzy: Pełna księgowość online pozwala uniknąć konieczności wizyt w biurze rachunkowym czy też przesyłania dokumentów za pośrednictwem poczty. To oznacza mniej czasu poświęconego na załatwianie spraw księgowych, co przekłada się na więcej czasu poświęconego na rozwijanie swojej działalności. Pełna księgowość online również pozwala zaoszczędzić pieniądze, ponieważ koszty jej prowadzenia są niższe niż w przypadku księgowości tradycyjnej.

• Wydajność: Pełna księgowość online pozwala na szybsze i bardziej efektywne prowadzenie księgowości. Dzięki temu, że dane są automatycznie wprowadzane do systemu, nie ma konieczności ręcznego wprowadzania ich do programu księgowego. To oznacza mniej błędów i więcej czasu poświęconego na inne czynności.

• Dostępność: Pełna księgowość online pozwala na dostęp do dokumentów księgowych z każdego miejsca, o ile mamy dostęp do internetu. To oznacza, że nie musimy osobiście odwiedzać biura rachunkowego, aby załatwić sprawy księgowe czy też odebrać dokumenty.

• Elastyczność: Pełna księgowość online pozwala na dostosowanie usługi do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy. Możemy wybrać taki zakres usług, jaki jest nam potrzebny, a także zmieniać go w miarę rozwoju naszej działalności. To oznacza, że nie musimy płacić za usługi, których nie potrzebujemy, co jest szczególnie istotne dla małych i średnich przedsiębiorstw.
  

 

Dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości

Konieczność prowadzenia pełnej księgowości zazwyczaj kojarzy się z uciążliwym obowiązkiem. Są jednak tacy, którzy rezygnują z możliwości prowadzenia uproszczonej ewidencji na rzecz ksiąg rachunkowych.

 

Dobrowolny wybór pełnej księgowości

 

Uproszczona księgowość to wygoda i oszczędność. Jest na tyle prosty system prowadzenia ewidencji księgowej przedsiębiorstwa, że wielu właścicieli firm decyduje się na samodzielną obsługę księgową własnego podmiotu gospodarczego. Nawet współpraca z księgową stanowi nieduży wydatek, jeśli jednostka ma możliwość prowadzenie KPiR czy rozliczania się na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Uproszczona księgowość ma jednak wady. Jest narzędziem stworzonym do tego aby gromadzić dane potrzebne do ustalania wysokości należności podatkowych i nic więcej. Prowadząc KPiR nie uzyskamy informacji cennych pod kątem analizy, rozwoju czy zarządzania firmą, jedyne co nam się uda to obliczyć wysokość podatku.

Przeczytaj również: Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych

Dlaczego ktoś dobrowolnie wybiera księgi handlowe?

 

Z tego właśnie powodu coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości. Niektóre podmioty nie mają możliwości uniknięcia ksiąg rachunkowych – na przykład spółki z o.o. lub jednostki przekraczające limit przychodów. Dla innych jest to na tyle cenne źródło informacji, że chcą w swoich firmach prowadzić ewidencję w ramach pełnej księgowości, chociaż nie obligują ich do tego przepisy prawa.
Pełna księgowość, z uwagi na fakt że zobowiązuje do zapisywania każdej, nawet najmniejszej operacji gospodarczej i ewidencjonowania wszystkich przychodów i kosztów, umożliwia gromadzenie i przetwarzanie danych o sytuacji finansowej firmy. Daje możliwość szczegółowej analizy i oceny opłacalności podejmowanych działań, skuteczności przyjętych strategii, planowania i zarządzania.

 

Zawiadomienie o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych

 

O zamiarze dobrowolnego prowadzenia pełnej księgowości należy poinformować w zeznaniu rocznym za rok podatkowy, w którym była ona prowadzona. Zanim więc rozpocznie się ewidencjonowanie w ramach ksiąg rachunkowych nie trzeba składać do urzędu skarbowego żadnej deklaracji (tak jak to wyglądało do 2019 roku).

W przypadku spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych lub spółki partnerskiej, pismo muszą złożyć wszyscy wspólnicy.

 

Ile kosztuje księgowość online?

Coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie własnej działalności. Pomimo sytuacji gospodarczej w kraju w Polsce każdego dnia powstają nowe podmioty uprawniające do prowadzenia własnej działalności. Jednym z najważniejszych obowiązków osób prowadzących biznes jest wypełnianie obowiązków księgowych. Czy warto zdecydować się na księgowość prowadzoną zdalnie? Ile kosztuje księgowość online?

ile kosztuje pelna ksiegowosc online
ile kosztuje pelna ksiegowosc online

Księgowość online na czym polega?

Księgowość online skupia się na aplikacji pozwalającej wprowadzać dokumenty finansowe oraz dokonywać odpowiednich rozliczeń podatkowo-księgowych. Najczęściej dostępne funkcje aplikacji mobilnej:

  • wystawianie faktur
  • obliczanie składek podatkowych
  • księgowanie faktur
  • JPK
  • rozliczenia podatkowe

W zależności od wyboru firmy, z którą zdecydujemy się współpracować możemy również liczyć na pomoc w zakresie prowadzenia analiz i statystyk do celów podatkowych.

Jaką formę księgowości online wybrać?

  1. Samodzielna księgowość online w aplikacji.
  2. Księgowość online prowadzona przez specjalistów księgowych.
  3. Księgowość online będąca połączeniem z aplikacją bankową.

 

Dla kogo księgowość online?

Najkorzystniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest współpraca z księgowymi wraz z udostępnionym programem umożliwiającym kontrolowanie sytuacji finansowej firmy. Mamy pewność, że wszystkie sprawy księgowo-podatkowe są prowadzone w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Zalety księgowości online

  • niskie koszty prowadzenia ewidencji księgowej firmy
  • dane firmy w jednym miejscu
  • dostępność do aplikacji niezależnie od pory dnia i miejsca
  • wiele usług dodatkowych w aplikacji
  • możliwość kontroli sytuacji finansowej
  • bezpieczeństwo danych

Ile kosztuje prowadzenie księgowości online?

Odpowiedzi na to pytanie szuka wielu przedsiębiorców, którzy planują skorzystać z tego rozwiązania. Cena obsługi księgowej online przez specjalistów uzależniona jest od wybranych pakietów księgowych, liczby zatrudnionych pracowników oraz ilości generowanych dokumentów w danym miesiącu.

— przeczytaj także:

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Co powinieneś wiedzieć o biurze rachunkowym?