Przechowywanie dowodów księgowych

Ustawa o rachunkowości określa, że dowody księgowe oraz księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat licząc od roku następnego po roku obrotowym. O miejscu przechowywania dokumentacji należy powiadomić Urząd Skarbowy.

Dużym ułatwieniem jest ujednolicenie terminu przechowywania dokumentacji firmowej. Dokumenty nie są przechowywane ze względu na datę ich wystawienia, ale grupuje się je w konkretne lata podatkowe.

Najdłuższy termin przechowywania dokumentów dotyczy dokumentów pracowniczych potwierdzających okres zatrudnienia pracownika np. lista płac, karty wynagrodzeń- wnosi on 50 lat, od ostatniego dnia pracy pracownika. Termin ten może zostać skrócony do 10 lat, gdy dotyczy osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Jak przechowywać dokumenty:

  • powinny być ponumerowane, ułożone zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe,
  • starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem,
  • zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych,
  • należy zapewnić swobodny dostęp do dokumentów w razie potrzeby.