PEŁNA KSIĘGOWOŚĆ ONLINE

Pełna księgowość online w pigułce

To, co jaki przedsiębiorca powinieneś wiedzieć o prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Kto musi prowadzić pełną księgowość? Jaki jest limit prowadzenia pełnej księgowości. Co to jest księgowość online? – Na te, i wiele innych pytań opowiada nasz doradca. Zapraszamy do lektury!

Pełna i uproszczona księgowość

Niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności, branży czy wielkości firmy, obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji księgowej. Stanowi ona główne narzędzie pozwalające dokonywać rozliczeń z urzędem skarbowym oraz wyliczać należności podatkowe. Wyróżniamy dwie podstawowe formy prowadzenia księgowości – uproszczoną i pełną. Pierwsza z nich, zarezerwowana jest przede wszystkim dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Jej głównym celem jest umożliwienie ustalenia podstawy opodatkowania i wyliczenia zobowiązań podatkowych. Trzy formy prowadzenia uproszczonej ewidencji:

ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, w którym stawka podatku zależy od rodzaju prowadzonej ewidencji i wynoszą od 2-17%
podatkowa księga przychodów i rozchodów – stosowana przez osoby rozliczające się na zasadach ogólnych lub korzystające z podatku liniowego, polega na prowadzeniu chronologicznego zestawienia poniesionych kosztów i osiąganych przychodów,
karta podatkowa – zakłada comiesięczne odprowadzanie zryczałtowanej stawki w wysokości 19%, niezależnej od przychodów.

Pełna księgowość stanowi natomiast o wiele bardziej złożony i skomplikowany system ewidencjonowania.

Co to jest pełna księgowość?

Jak podaje definicja pełnej księgowości , jest to najbardziej precyzyjny i zaawansowany sposób prowadzenia ksiąg handlowych, w którym księguje się wszystkie operacje gospodarcze mające miejsce w danej jednostce gospodarczej. Jest on przeznaczony głównie dla dużych firm i ma na celu zapewnienie transparentności i uniemożliwienie dokonywania nielegalnych operacji finansowych. Dzięki prowadzeniu szczegółowej ewidencji organy podatkowe mają możliwość dokonywania kontroli na podstawie szczegółowych danych. Pełna księgowość dostarcza informacji, które tworzą rzetelny obraz finansowy firmy. Są to dane, które służą nie tylko organom kontroli, ale również samej jednostce.

Z czego składają się księgi rachunkowe?

Na księgi rachunkowe składają się:

dzienniki,
księga główna,
księgi pomocnicze,
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Dziennik

Dziennikiem nazywa się chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych jednostki w danym okresie rozliczeniowym. Podstawowym warunkiem prowadzenia dziennika jest możliwość uzgodnienia jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a obroty liczone w sposób ciągły. Każdy zapis musi być powiązany z dowodem księgowym.

Księga główna

Księga główna stanowi zbiór kont syntetycznych (zawartych w zakładowym planie kont). Prowadzenie ksiąg opiera się na zasadzie podwójnego zapisu, która zakłada ewidencjonowanie każdej operacji gospodarczej na podstawie tego samego dokumentu i w tej samej kwocie na dwóch kontach jednocześnie (Wn i Ma).

Księgi pomocnicze

Księgi pomocnicze to natomiast konta analityczne. Zapisy w nich dokonywane stanowią uszczegółowienie ewidencji prowadzonej w księdze głównej i muszą być z nimi uzgadniane.

Zestawienia obrotów i sald

Zestawienia obrotów i sald to wykaz wszystkich kont syntetycznych, ich sald początkowych i końcowych, obrotów debetowych i kredytowych. Pełni ono rolę kontrolną i informacyjną. Sporządza się je na koniec każdego okresu sprawozdawczego, ale nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

Wykaz aktywów i pasywów

Wykaz aktywów i pasywów nazywany jest również inwentarzem. Sporządza się go zazwyczaj na zakończenie roku obrotowego i zawiera wyszczególnione pozycje i grupy aktywów i pasywów wraz z podaniem ich wartości całkowitej oraz sumę bilansową aktywów i pasywów.

Kto ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Nie wszystkie firmy zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustawa o rachunkowości zawiera dokładne informacje na temat tego kto musi prowadzić pełna księgowość . Co ciekawe, niektóre podmioty mając możliwość wyboru pomiędzy formą prowadzenia ewidencji księgowej, dobrowolnie rezygnują z uproszczonej księgowości. Niestety przywilej podjęcia decyzji o sposobie prowadzenia mają tylko wybrane firmy. Istnieją warunki, po których spełnieniu powstaje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

wszystkie spółki handlowe – zarówno osobowe, jak i kapitałowe spółki (również w organizacji) oraz spółki cywilne,
osoby fizyczne, spółki cywilne i spółki jawne osób fizycznych, a także spółki partnerskie jeżeli przekroczą limit prowadzenia ksiąg rachunkowych, który obecnie wynosi 2 000 000 euro przychodu netto ze sprzedaży towarów i usług oraz operacji finansowych w poprzednim roku obrotowym,
jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego lub przepisów o: obrocie papierami wartościowymi, funduszach inwestycyjnych, działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, oraz organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych,
jednostki organizacyjnych niemające osobowości prawnej,
gminy, powiaty, województwa i ich związki,

Przedsiębiorca, który podejmie decyzje o przejściu z uproszczonej księgowości na pełną lub zostanie zobowiązany do wdrożenia tej zmiany, musi poinformować o tym fakcie właściwy urząd skarbowy oraz przygotować do otwarcia ksiąg rachunkowych.

Zalety pełnej księgowości

Pełna księgowość kojarzona jest z przykrym obowiązkiem, a przedsiębiorcy chętnie by go uniknęli. Jest to dla nich dodatkowy koszt wynikający z konieczności podjęcia współpracy z biurem rachunkowym lub księgową. Warto jednak mieć na uwadze zalety pełnej księgowości, która:

dostarcza szczegółowych informacji na temat wszystkich operacji finansowych,
pozwala kontrolować sytuację finansową spółki dzięki dokładnej wycenie majątku,
umożliwia obliczenie cash flow (wielkość przepływów pieniężnych) i jednocześnie zobrazować jakimi środkami dysponuje firma,
pozwala podejmować decyzję w oparciu o zgromadzone dane, ukazuje które segmenty prowadzonej działalności są rentowne, a które nie.

Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego

Na podmiotach, które prowadzą pełną księgowość, ciąży obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego. Jak podaje definicja, jest to dokument który ma na celu przedstawienie sytuacji finansowej i wyników finansowych danego podmiotu gospodarczego. Sporządza się go na dzień bilansowy i zawiera informacje z całego roku obrotowego. Na sprawozdanie finansowe składa się:

wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
rachunek zysków i strat (rachunek wyników),
bilans,
zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
rachunek przepływów pieniężnych,
dodatkowe informacje i objaśnienia.

Sprawozdanie sporządza się dla: – banków, inwestorów, wierzycieli – pomaga ono podjąć decyzję o ewentualnej pożyczki, sprzedaży z odroczoną płatnością czy kredytu, – organom państwowym – pozwala weryfikować czy działania firmy są zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi, – zarządzających firmą – umożliwia podejmowanie trafnych decyzji związanych z rozwojem firmy i jej prowadzeniem. Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe spoczywa na kierowniku jednostki, którym mogą być:

członkowie zarządu – w przypadku spółek kapitałowych,
wspólnicy zajmujący się sprawami spółki – spółki jawne, cywilne, partnerskie,
komplementariusze – w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej,
likwidatorzy jeśli spółka jest w trakcie postępowania upadłościowego.

W praktyce sporządzeniem sprawozdania finansowego zajmuje się podmiot odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych w danej jednostce gospodarczej. Zazwyczaj jest nim księgowy zatrudniony na etat lub biuro rachunkowe. Po przygotowaniu dokumentu kierownik przedstawia go właściwym organom w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. Do 6 miesięcy od dnia bilansowego musi nastąpić zatwierdzenie sprawozdania, które w dalszej kolejności musi zostać złożone do KRS. Niektóre podmioty, takie jak chociażby spółki akcyjne czy banki muszą poddać sporządzone sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta.

Prowadzenie pełnej księgowości online

Samodzielne prowadzenie księgowości, jeśli podmiot zobowiązany jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jest w zasadzie niemożliwa. Dla przedsiębiorcy, który nie posiada wykształcenia w zakresie rachunkowości ani stosownego doświadczenia, jest to zadanie niewykonalne, głównie ze względu na złożoność systemu, zawiłość przepisów prawnych oraz nieustannie zmieniające się przepisy. Nie wystarczy dostęp do Dlaczego warto korzystać z nowoczesnych biur rachunkowych? Przede wszystkim ze względu na gwarancję poprawności dokonywanych rozliczeń oraz pewność, że wywiązujemy się ze wszystkich ciążących na nas obowiązkach księgowych we właściwy sposób.

Kolejnym argumentem, który powinien nas przekonać do korzystania z usług firmy oferującej pełną księgowość online jest wygoda – dostęp do dokumentacji w panelu księgowym, możliwość szybkiego wystawiania i sprawdzania otrzymanych faktur oraz prowadzonych rozliczeń z urzędem skarbowym.

Co jeszcze gwarantuje prowadzenie pełnej księgowości online? Ułatwiony kontakt z księgową, która udziela porad mailowo, telefonicznie lub przez komunikator internetowy.

Internetowe biura rachunkowe oferują elastyczne formy współpracy. Zapewniają rzetelną obsługę niezależnie od lokalizacji, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów i aplikacji mobilnej, w której klient na bieżąco monitoruje prowadzoną ewidencję i postępy w zakresie wywiązywania się z ciążących na nim obowiązkach księgowo – podatkowych.

Jeśli korzystasz z biura, które nie oferuje takich możliwości lub współpracujesz z księgową, która nie jest elastyczna, może najwyższa pora zastanowić się nad zmianą biura rachunkowego?

Zanim podejmiesz decyzję zapoznaj się z naszą ofertą! Zobacz jak szeroki zakres usług oferujemy, jak nowoczesne rozwiązania wdrożyliśmy i jak skutecznie działamy.