Archiwizacja dokumentów księgowych
Przedsiębiorstwa zobowiązane są do odpowiedniego przechowywania dokumentów księgowych. Odpowiedzialność za formę oraz przyjętą metodę archiwizacji dokumentów ponosi kierownika jednostki. Warto zwrócić uwagę na to, że za niedostosowanie się do przepisów Ustawy o Rachunkowości grozi odpowiedzialność karnoskarbowa.
Jakie dokumenty należy odpowiednio przechowywać?
– podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR),
– ewidencje sprzedaży,
– rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
– deklaracje,
– dowody księgowe – potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą,
– dokumenty inwentaryzacyjne – spis z natury,
– kopia rocznego zeznania podatkowego.
Przedsiębiorcy mają możliwość zdecydować się na:
– samodzielne przechowywanie dokumentacji firmy u siebie w jednostce
– zlecić jednostce obsługującej firmę (należy zgłosić do urzędu skarbowego w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi)
Dokumenty księgowe mogą być również przechowywane w formie elektronicznej. Należy jednak dokonać odpowiednich zabezpieczeń przed:
– dokonaniem ewentualnych zmian w treści dokumentów,
– rozpowszechnianiem dokumentów przez nieupoważnione osoby,
– uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.
W tym przypadku właściciel firmy powinien również przygotować odpowiednią kopie zapasową dokumentów.