Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

W ciągu ostatnich kilku lat można zauważyć duży rozwój sektora gospodarki  związanego z księgowością i finansami. Wiele czynności, jakie do tej pory były wykonywane przez księgowe “ręcznie” zostały zautomatyzowane i obecnie wykonuje je komputer, a dokładnie dedykowany program księgowy. Dzięki takim rozwiązaniom zaoszczędza się czas księgowych, ogranicza koszty księgowe przedsiębiorców oraz umożliwia odpowiednim organom na szybszą, sprawniejszą i dokładniejszą kontrolę, gdy zajdzie taka potrzeba.

Jak przechowywać dokumentację firmy w wersji online?

– zabezpieczyć przed dokonaniem ewentualnych zmian w treści dokumentu,
– zabezpieczyć przed rozpowszechnianiem dokumentów przez nieupoważnione osoby,
– zapewnić ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów,
– przechowywać zgodnie z chronologią okresów rozliczeniowych,
– przygotować kopię zapasową dokumentów w wersji elektronicznej,
– posiadać urządzenie pozwalającego na odczyt lub wydruk dokumentacji.

Przechowywanie dowodów księgowych

Ustawa o rachunkowości określa, że dowody księgowe oraz księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat licząc od roku następnego po roku obrotowym. O miejscu przechowywania dokumentacji należy powiadomić Urząd Skarbowy.

Dużym ułatwieniem jest ujednolicenie terminu przechowywania dokumentacji firmowej. Dokumenty nie są przechowywane ze względu na datę ich wystawienia, ale grupuje się je w konkretne lata podatkowe.

Najdłuższy termin przechowywania dokumentów dotyczy dokumentów pracowniczych potwierdzających okres zatrudnienia pracownika np. lista płac, karty wynagrodzeń- wnosi on 50 lat, od ostatniego dnia pracy pracownika. Termin ten może zostać skrócony do 10 lat, gdy dotyczy osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Jak przechowywać dokumenty:

  • powinny być ponumerowane, ułożone zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe,
  • starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem,
  • zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych,
  • należy zapewnić swobodny dostęp do dokumentów w razie potrzeby.

 

Dowód księgowy

Dowód księgowy stanowi podstawę zapisów księgowych. Istotne jest spełnienie odpowiednich wymagań prawnych, aby dokument został uznany za dowód księgowy. Jednym z najważniejszych warunków jest to, aby dowód księgowy zawierał określone elementy niezbędne do szczegółowego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej, a także był kompletny i bez błędów rachunkowych.

Wyróżnia się dowody:
– zewnętrzne obce,
– zewnętrzne własne,
– wewnętrzne.

Dowód księgowy wystawiony w sposób zgodny z przepisami Ustawy o Rachunkowości stanowi podstawę do ujęcia w ewidencji księgowej.

Dowód księgowy powinien zawierać m.in.:
– określenie rodzaju dowodu oraz numer identyfikacyjny,
– określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
– opis operacji,
– datę dokonania operacji,
– podpis wystawcy oraz odbiorcy,
– stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Wpis: Archiwizacja dokumentów księgowych

Dlaczego warto korzystać z nowoczesnych biur rachunkowych?

Odpowiednia analiza biur rachunkowych pozwala bezpiecznie podjąć decyzje o współpracy, która przynosić będzie wiele korzyści oraz usprawni prowadzenie biznesu. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na współpracę z nowoczesnym biurem rachunkowym. Tego rodzaju biura zatrudniają specjalistów, którzy z pasją wykonują swoje obowiązki oraz ciągle poszerzają wiedzę z zakresu obowiązujących przepisów prawa. Współpraca z tego rodzaju biurem daje przedsiębiorcy pewność, że stosowane rozwiązania pozwolą na optymalizację kosztów oraz uchronią od problemów podatkowych.

Nowoczesne biura rachunkowe często dają również dostęp do narzędzi ułatwiających zarządzanie biznesem. Mowa tutaj o takich rozwiązaniach jak program do faktur czy panel klienta. Przedsiębiorcy mogą na bieżąco kontrolować biznes oraz podejmować decyzje w oparciu o przejrzyście sporządzone raporty i sprawozdania.

Dlaczego warto korzystać z nowoczesnych biur rachunkowych?
– łatwość dostępu do dokumentów firmy oraz szybkość w ich wystawieniu,
– sprawny kontakt z działem księgowym,
– możliwość w krótkim czasie uzyskania potrzebnych informacji na temat pracowników, podatków oraz księgowości,
– specjaliści tego rodzaju biur rachunkowych są otwarci na nowe rozwiązania oraz chętnie aktualizują swoją wiedzę na temat obowiązujących przepisów prawnych.