Archiwizacja dokumentów księgowych

      Przedsiębiorstwa zobowiązane są do odpowiedniego przechowywania dokumentów księgowych. Odpowiedzialność za formę oraz przyjętą metodę archiwizacji dokumentów ponosi kierownika jednostki. Warto zwrócić uwagę na to, że za niedostosowanie się do przepisów Ustawy o Rachunkowości grozi odpowiedzialność karnoskarbowa.

      Jakie dokumenty należy odpowiednio przechowywać?
      – podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR),
      – ewidencje sprzedaży,
      – rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
      – deklaracje,
      – dowody księgowe – potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą,
      – dokumenty inwentaryzacyjne – spis z natury,
      – kopia rocznego zeznania podatkowego.

      Przedsiębiorcy mają możliwość zdecydować się na:
      – samodzielne przechowywanie dokumentacji firmy u siebie w jednostce
      – zlecić jednostce obsługującej firmę (należy zgłosić do urzędu skarbowego w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi)

      Dokumenty księgowe mogą być również przechowywane w formie elektronicznej. Należy jednak dokonać odpowiednich zabezpieczeń przed:
      – dokonaniem ewentualnych zmian w treści dokumentów,
      – rozpowszechnianiem dokumentów przez nieupoważnione osoby,
      – uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.
      W tym przypadku właściciel firmy powinien również przygotować odpowiednią kopie zapasową dokumentów.

      Outsourcing dla firmy online

      Przedsiębiorcy często szukają rozwiązań, które pomogą im w jednym miejscu znaleźć odpowiedzi na wiele pytań związanych z zarządzaniem działalnością. Nowelizacja przepisów prawnych oraz ciągłe zmiany w zakresie prowadzenia firm sprawiają, że wielu właścicieli ma wątpliwości podczas podejmowania decyzji.

      Wygodnym rozwiązaniem jest outsourcing dla firmy online, który umożliwia dostęp do szerokiego zakresu informacji udostępnianych przez specjalistów posiadających bogatą wiedzę.

      Przedsiębiorcy mogą skorzystać z usług outsourcingowych z zakresu:
      – księgowości,
      – podatków,
      – prawa,
      – informatyki.

      Najkorzystniejszym rozwiązaniem są usługi świadczone online, czyli za pośrednictwem Internetu. Przedsiębiorcy mogą mieć stały kontakt z działem świadczącym profesjonalne usługi oraz udzielającym wyczerpujących odpowiedzi z zakresu interesującej tematyki.

      Outsourcing dla firmy online pozwala również na optymalizację kosztów. Przedsiębiorca nie musi zatrudniać oraz wyposażać dodatkowych stanowisk dla księgowych, informatyków czy też doradców.

      Program do wystawiania faktur online – dlaczego warto z niego korzystać?

      Jednym z najbardziej przydatnych rozwiązań dla przedsiębiorców, którzy chcą usprawnić prowadzenie księgowości jest program do wystawiania faktur online. Możliwość pominięcia papierowej formy faktury znacznie usprawnia wywiązywanie się z obowiązków księgowych.

      Posiadanie dostępu do programu umożliwiającego fakturowanie pozwala zadbać o księgowość niezależnie od pory dnia oraz lokalizacji – wystarczy mieć dostęp do Internetu.

      Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na współpracę z biurem, które oferuje tego rodzaju rozwiązanie. Program udostępniony przez biuro rachunkowe wzbudza wiarygodność oraz zwiększa bezpieczeństwo danych. Warto również tutaj zaznaczyć, że szczegółową ewidencję księgową możemy powierzyć specjalistom biura rachunkowego.

      Program do wystawiania faktur online – dlaczego warto z niego korzystać?
      – Oszczędność czasu oraz pieniędzy
      – Dostęp do programu bez względu na lokalizację
      – Bezpieczeństwo bazy danych
      – Możliwość przywrócenia utraconych danych

      Pełna księgowość online oraz wystawianie faktur przez Internet jest wygodną opcją dla przedsiębiorców z całej Polski.

      Zakup na raty, a ewidencja księgowa

      Przedsiębiorcy mają prawo do ewidencjonowania faktury kosztowej w pełnej wartości, w kosztach działalności.
      Zakupy na raty są udogodnieniem, z którego wielu przedsiębiorców korzysta, dlatego warto wiedzieć jak ująć taki koszt w księgach. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatników czynnych, a inaczej w przypadku tych zwolnionych z VAT.

      1. Czynny podatnik VAT ujmuje pełną wartość netto z faktury w kosztach w KPiR za zakup w systemie ratalnym
      2. Podatnik zwolniony z VAT ujmuje pełną wartość brutto w kosztach w KPiR za zakup w systemie ratalnym

      Zakupiona na raty rzecz może być zaliczona do środków trwałych firmy, a wtedy odpisy amortyzacji dokonywane są od pełnej wartości podanej na fakturze, tak jak zostało to ujęte w KPiR.

      Przedsiębiorca, który dokonał zakupu na raty otrzymuje od sprzedawcy fakturę wystawioną na pełną wartość transakcji, pomimo, że część płatności nie została uregulowana. Oznacza to, że zakup taki rozlicza się jednorazowo, a kolejnych rat przedsiębiorca nie zalicza już do kosztów, ponieważ byłaby to duplikacja.

      Sytuacja z odliczeniem VAT od faktury za zakup ratalny wygląda następująco:

      • podatek VAT od otrzymanej faktury za zakup na raty odliczany jest w całości
      • regulacja kolejnych rat nie oddziałuje na konieczność dokonywania korekt na fakturze